合同从产生业务需求到最终签订需要经过多项事务，主要有签订前的调研、合同业务的谈判、合同条款的确认、合同文本的拟定、合同正式签订归档。合同业务承办人员如何有序高效的完成合同签订过程中各项事务的处理，并最终签订合法且保障签约双方利益的合同，是一个较大的难题。在深入分析合同签订过程中各项业务的特征及关系后，我们发现合同事务是企业合同签订过程管理的主线，为此东华瑞企软件公司专业开发了合同签订管理系统，围绕合同事务来进行合同签订过程的生命周期管理。按照合同签订业务活动的先后顺序，系统提供以下功能与合同签订业务相融合，以通过信息化手段实现合同签订的事务管理模型。

（1）建立合同事务。当产生业务需求而可能需要以合同的形式来实现时（如可能需要采购某设备、承包某工程项目等），即在系统中根据当前需求建立一个合同事务，产生唯一标识的合同事务号。

（2）选择意向签约方。根据合同需求选择相关的签约方，将所有签约方的选择过程及情况在系统中进行记录，并通过合同事务号关联到相应的合同事务。

（3）签约方谈判。选择好意向签约方后，与意向签约方进行业务谈判，包括交易产品、技术、服务、询价议价等相关内容，如果需要招投标，还需组织进行招投标工作。在系统中将所有业务谈判纪要进行记录，并通过合同事务号关联到相应的合同事务。

（4）合同文本拟稿。根据业务谈判情况，参照系统提供的合同范本库和合同条款库，起草拟定合同草案，并将合同草案关联到相应的合同事务。合同拟稿可以采取以下三种方式：

固定合同模版的合同起草。合同拟稿人利用系统合同生成器的快速合同生成功能，按要求填写好草案要素，选择对应的合同范本（合同模板），系统自动提取合同关键要素信息，填入合同范本中并生成固定条款格式的WORD合同草案。

利用系统提供的合同范本起草合同。合同拟稿人根据实际业务类型（如某类设备采购）在系统的合同范本库中找到与之对应的合同范本，直接修改合同的动态业务数据（如签约方名称、合同金额等）和少量合同条款要求后即完成合同起草。

利用系统提供的合同条款库起草合同。如果系统中不存在与当前业务对应的合同范本而需要全新拟定合同时，合同拟稿人在起草合同相关条款时，可以在系统的合同条款库中通过条款类别与合同类别查找相类似的合同条款以参考，在提高合同起草效率的同时，降低合同条款起草的法律风险。

（5）合同条款谈判。根据拟定的合同文本，与签约方进行合同条款谈判，将所有谈判过程及结果记录到系统，并通过合同事务号关联到相应的合同事务。

（6）合同审批。合同文本拟稿完成并与签约方对相关条款进行确认后，需要按照公司的管理制度，经过本部门领导以及相关业务部门领导和专家的审阅。传统的人工审批方式耗时耗力，通过系统进行线上审批，审签流程按合同类别、合同额度等在各审签节点自动流转。可以大大缩短合同审批的时间，并进行更加直观高效的沟通，提高工作效率。

（7）合同盖章。合同承办人将审批通过的合同文本通过系统打印输出，交予授权人签字和印章管理员盖章。系统需提供公章使用记录功能，供印章管理部门登记每次用章的合同份数、盖章时间。

（8）合同归档。合同签约双方签字盖章完成后，合同承办人员将双方签字盖章页扫描上传，作为合同附件，并发起归档申请，归档申请直接提交至合同管理员处，经合同管理员确认合同相关资料完整无误后，确认归档。