摘要：企业管理标准化对绝大多数企业来说都是诱人的果实，随着企业规模的快速扩张和多类业务的全面繁荣，企业的运营成本也急剧上升，经营风险不断加剧。毋庸置疑，构建符合企业自身特点和运营能力的企业管理标准化体系，是提升企业管理效益、降低经营风险和增强企业竞争力的最有效举措。作为企业管理核心之一的企业合同管理，该如何实现其标准化管理的有效落地呢？本文结合东华合同管理系统简要阐述了合同管理信息化与标准化之间的相互关系，以探索企业合同管理标准化的可行之路。

不论企业所属行业及其性质如何，都要通过合同来实现其销售、采购、技术转让等经济活动。构建符合企业自身特点和运营能力的企业管理标准化体系，是提升企业管理效益、降低经营风险和增强企业竞争力的最有效举措。作为企业管理核心之一的企业合同管理，该如何实现其标准化管理的有效落地呢？下面结合东华合同管理系统简要进行阐述：
一、 合同管理平台和业务操作模式的统一

对于很多企业特别是规模庞大的集团企业来说，各业务部门或各子公司对合同管理的操作方式可能并不一致，这是因为对相同的业务缺少横向的沟通，也缺少纵向的统一管理。东华合同管理系统基于企业级部署，建立整个企业统一的合同管理平台，所有业务部门或子公司都在此同一平台下完成合同的起草、审批、合同履行和评估等业务操作和管理工作，为相关业务人员建立统一的业务语言的同时，更实现了合同管理统一的操作模式。系统还针对不同的用户业务场景提供了强大的业务共享、业务反馈、业务批示、消息提醒等沟通工具，以打破深厚的部门壁垒，提高工作沟通效率。
二、 合同起草的规范化和条款的严谨性

不同子公司或业务部门的合同起草人在进行同一类型的合同起草时，如果企业没有非常强有力的制度规范保障，往往所起草的合同内容大相径庭，合同条款不全或措词不当，给合同的后期履行和企业经营隐藏较大的风险，而且还将需要为同一类型的合同起草与审核花费大量的重复劳动和精力。通过东华合同管理系统可以建立企业各种类型的合同模版，在合同模版中固化相关合同条款，从而形成统一的企业共享的合同模版数据库。所有合同起草人可从此数据库中引用合同模版，只需对合同中的对方公司信息、合同金额、履约时间等少量数据进行调整即可，而合同审核者也可只重点关注这少数的几项动态信息。在规范了合同起草和合同条款以降低合同履约风险的同时，也将大大提高相关业务人员的工作效率。
三、 合同业务管理流程的规范化

有业务就必然需要建立有效而顺畅的业务流程，业务流程的梳理同样是更好地进行企业管理的一项重要工作，对大型企业或集团企业更是如此。与合同管理相关的业务较多，如合同审批、合同变更、合同付款、合同评价等，如果对相关业务没有建立规范的可执行的业务流程，必然造成业务运转的混乱和难以控制，也同样降低企业的整体运营效率，并可能产生严重的经营隐患。通过合同管理的信息化和系统化，可以将业务流程基于互连的IT平台运转。东华合同管理系统实现固定工作流模式，可以根据企业特定业务模式建立系统级的业务操作流程，业务流程将在各业务节点之间自动流转，并实时提醒相关责任人对业务的及时完成。如合同审批流程，针对不同类型的合同，企业将可以基于系统部署规范的固定的审批流程，以实现合同审批的规范执行。如：

四、 基于合同全生命周期的管理与跟踪

合同的生命周期分为三个主要阶段：第一个阶段是合约规划阶段，例如采购合同，则这个阶段主要是对合同的内容、采购商品、采购方式、责任主体、金额和时间等进行系统规划，以满足合同采购的需要；第二个阶段是合同招投标阶段，主要包括招标预告、标书编制、资格预审、发标回标、评标定标、签约等内容；第三个阶段是合同执行阶段，主要包括合同执行、合同付款、合同结算、合同评估等内容。可见合同管理将涉及企业的多个业务部门及业务环节，也将需要共享或产生大量相关业务数据。东华合同管理系统提供合同生命周期各个阶段的相关功能支持，如客户/供应商管理模块提供合同签约主体的资格预审、管理和信息跟踪等，商品中心模块提供合同约定商品的定价、库存管理等，而合同进度管理、合同收付款管理、合同变更管理等功能更为合同的正常履行提供了坚实有效的保障。
五、 企业合同管理制度的有效执行

针对不同的合同管理阶段和业务，企业需要建立大量关于合同管理的制度，如：（1）合同管理组织制度，明确相关责任人职责；（2）供应商准入制度，以确保供应商的可信度和合作能力；（3）合同订立、审核会签、合同审查制度；（4）合同履约检查制度、合同索赔制度。如此大量的管理制度，需要能够有效执行可是一个不小的难题，通过合同管理系统的应用，可将大量管理制度的执行借助于系统平台来完成。如在系统中定义合同管理相关岗位，从而确定岗位职责；通过系统的客户/供应商评价体系，以在保障企业自身利益的同时更优地维护企业与客户/供应商的合作关系；而通过系统完善的合同起草、合同审批、合同变更和合同索赔等功能，更为合同合法而有效的执行提供了更好的保障。

合同管理的信息化对合同标准化管理起着巨大的促进作用，为其标准化体系的建设打开了全新的思路，更为各项标准化管理工作的执行提供了良好的平台支撑，使合同管理标准化迈向了一个新的台阶。